Mit elektronischer Fahrtenbuch Software Geld und Aufwand sparen
Montag, 23. August 2010Was für den Kapitän das Logbuch ist, das stellt im Leben der autofahrenden Angestellten das Fahrtenbuch dar. Hier werden sämtliche Fahrten, die mit einem Dienstwagen oder Privatauto im Auftrag der Firma unternommen werden, möglichst genau und zeitnah dokumentiert. So kann im Nachhinein festgestellt werden, wer welches Fahrzeug wann und wozu genutzt hat.
Üblicherweise werden im Fahrtenbuch Informationen über Abfahrtsort, Datum, Fahrer, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt und Zweck der Fahrt eingetragen. Bei einer Fuhrparkverwaltung von mehreren Fahrzeugen und Mitarbeitern trägt diese Methode beträchtlich dazu bei, den Überblick zu wahren. Noch übersichtlicher und ohne lästigen Papierkram zu verursachen, arbeitet ein elektronisches Fahrtenbuch. Mit einer Software für den PC oder das Mobiltelefon wird die Fahrterfassung drastisch vereinfacht. GPS-gestützte Anwendungen können zuverlässig Daten liefern und direkt an eine zentrale Verarbeitungsstelle senden, von wo aus sie verwaltet werden. Zu beachten ist bei der Verwendung von Fahrtenbuch Software, dass genau dieselben Erkenntnisse daraus gewonnen werden können, wie aus herkömmlichen Fahrtenbüchern. Außerdem muss gewährleistet sein, dass Änderungen im Nachhinein ausgeschlossen oder dokumentiert werden. Nur dann wird ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch auch vom Finanzamt anerkannt.
Durch die regelmäßige und vorschriftsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs lässt sich viel Geld sparen. Statt der pauschalen 1%-Versteuerung zu unterliegen, kann so jeder dem Finanzamt genau vorrechnen, wie und ob er seinen Firmenwagen privat genutzt hat. Damit zahlt jeder Fahrer nur drauf, was er tatsächlich verbraucht in seiner außerdienstlichen Zeit verbraucht hat.
Richtig angewendet kann einem die Fahrtenbuchsoftware viel Verwaltungsaufwand ersparen. Viele nützliche Tipps und Tricks machen die Eintragungen noch schneller und bequemer. Die Fahrten können z.B. nicht nur am PC mit wenigen Mausklicks eingegeben werden, sondern auch über das iPhone oder per SMS. Das Fahrtenbuch am Handy kann so jederzeit mitgeführt und um die relevanten Informationen ergänzt werden. Dabei bleibt mehr Zeit, um sich den eigentlichen Arbeitsaufträgen zu widmen. Besonders nützlich für Vielfahrer: Beim elektronischen Fahrtenbuch gibt es zudem die Möglichkeit, die Daten aus dem Terminkalender (Outlook) und dem Fahrtenbuch zu vergleichen.